Beneficios de los Servicios Administrados de Impresión para las Empresas Globales

Según estudios, las grandes organizaciones a menudo operan en distintas ubicaciones, departamentos y unidades de negocio, lo que puede resultar en una gestión de impresión dispersa e ineficiente.

Los Servicios Administrados de Impresión (MPS, por sus siglas en inglés) proporcionan un control centralizado, permitiendo a las organizaciones unificar las políticas de impresión, monitorear el uso y cumplir con regulaciones en todos los lugares. Este enfoque centralizado facilita una supervisión más efectiva, una mejor asignación de recursos y prácticas de impresión uniformes. Las grandes empresas logran mejorar el control operativo y la coherencia al adoptar una estrategia unificada de gestión de impresión. En este artículo, exploraremos los beneficios claves de implementar MPS en tu organización.

¿Qué son los Servicios Administrados de Impresión?

Los Servicios Administrados de Impresión son soluciones proporcionadas por proveedores externos que gestionan todos los aspectos de la infraestructura de impresión de una empresa. Esto incluye el suministro de hardware y software, el mantenimiento de equipos, la supervisión del uso de los recursos y la implementación de soluciones de impresión personalizadas.

Beneficios Clave de los Servicios Administrados de Impresión

Adoptar un servicio administrado de impresión puede transformar la manera en que una empresa maneja sus documentos y flujos de trabajo. A continuación, se presentan algunas de las ventajas más destacadas:

Reducción de Costos

Uno de los beneficios más significativos de implementar servicios administrados de impresión es la reducción de costos. Muchas empresas no son conscientes de cuánto gastan en impresión, desde el papel y la tinta hasta el mantenimiento de las impresoras. Los MPS ayudan a identificar estas áreas de gasto y a desarrollar estrategias para reducir costos, como consolidar dispositivos o establecer políticas de impresión más estrictas.

Mejora de la Eficiencia y Productividad

Los servicios administrados de impresión ayudan a las empresas a mejorar la eficiencia operativa al optimizar los flujos de trabajo de impresión. Al gestionar y monitorear las impresiones, las empresas pueden reducir el tiempo de inactividad y asegurar que los documentos se impriman de manera rápida y precisa. Además, al liberar a los empleados de la gestión de las impresoras, pueden centrarse en actividades más productivas.

Sostenibilidad y Reducción de Residuos

En un entorno empresarial moderno, la sostenibilidad es una prioridad. Los MPS ayudan a las empresas a minimizar su impacto ambiental mediante la reducción del uso de papel y tinta, promoviendo prácticas de impresión más ecológicas. Los proveedores de servicios pueden implementar soluciones de impresión a doble cara y utilizar equipos más eficientes energéticamente.

Seguridad de la Información

En un entorno donde la seguridad de la información es crítica, los MPS ofrecen características avanzadas para proteger los datos de una empresa como control de acceso para establecer permisos de impresión y el tipo de documento que puede ser impreso, protección de datos con protocolos de seguridad para documentos confidenciales y cumplimiento normativo para asegurar que las prácticas de Impresión cumplan con las regulaciones pertinentes.

Implementación de Servicios Administrados de Impresión

La implementación de MPS puede parecer un proyecto complejo, sobre todo cuando se trata de su implementación en organizaciones con diferentes ubicaciones y normativas locales e internacionales. Sin embargo, con la planificación y gestión de proyecto adecuada, el proceso puede ser fluido y exitoso.

Evaluación de Necesidades

El primer paso en la implementación de MPS es realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de impresión de la empresa. Esto incluye un análisis detallado del volumen de impresión actual, el tipo de documentos que se imprimen y las necesidades específicas de cada departamento o sucursal.

Selección de un Proveedor

Elegir el proveedor adecuado es crucial para el éxito de los MPS. Las empresas multinacionales o globales deben optar por seleccionar un proveedor con presencia y alcance global de servicios. Así mismo, una trayectoria y experiencia probada en empresas del mismo tamaño y desafíos similares.

Los servicios administrados de impresión ofrecen una solución completa para las empresas que desean optimizar su gestión de documentos. Al reducir costos, mejorar la eficiencia y promover la sostenibilidad, los MPS pueden proporcionar un valor significativo a las organizaciones de todos los tamaños. Para las empresas globales, implementar estos servicios puede ser un paso crucial hacia un entorno de trabajo más eficiente y sostenible.